Kişisel Verilerin Korunması

2.1. Veri Sorumlusu Sıfatıyla

Sanal Santral, aşağıdaki kişi gruplarına ait kişisel veriler bakımından veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder:

• Mevcut Aboneler: Kurumsal müşterilerin yetkili kişileri, fatura ve iletişim bilgileri, hesap yöneticileri vb.;
• Müşteri Adayları (Lead'ler): Web sitesi formları, satış ekranları, demo talep formları, etkinlik/fuar kayıtları ve sair kanallar üzerinden Sanal Santral hizmetlerine ilgi gösteren ve iletişim bilgilerini paylaşan kişiler;
• Web Sitesi Ziyaretçileri: Çerezler ve benzeri teknolojilerle toplanan IP adresi, oturum ve davranış bilgileri.

Bu kapsamda işlenen veriler aşağıdaki bölümlerde açıklanmıştır.

2.2. Veri İşleyen Sıfatıyla

Sanal Santral, kurumsal müşterilerinin ("Abone") kendi son kullanıcılarına yönelik faaliyetlerinde — örneğin aboneye ait santral üzerinden gerçekleştirilen telefon görüşmeleri, ses kayıtları, transkriptler, memnuniyet analizleri ve sanal asistan/text bot etkileşimleri bakımından — Abone'nin talimatları doğrultusunda hareket eden veri işleyen sıfatına sahiptir. Bu durumda son kullanıcı verilerinin veri sorumlusu Abone'dir.

4.1. Sözleşmenin Kurulması ve İfası (KVKK md. 5/2-c)

• Hizmet ve ürünlerin sunulması, ücretlendirilmesi, faturalandırılması
• Talep edilen işlemlerin gerçekleştirilmesi ve takibi
• Numara tahsisi, taşıma, devir ve nakil işlemlerinin yürütülmesi

4.2. Hukuki Yükümlülük (KVKK md. 5/2-ç)

• 5809 sayılı Elektronik Haberleşme Kanunu kapsamında trafik verisi saklama yükümlülüğü
• BTK düzenlemeleri kapsamında kayıt ve raporlama yükümlülükleri
• Vergi mevzuatı kapsamında belge saklama yükümlülükleri
• Mahkeme/icra/savcılık talepleri ve adli/idari makamların yasal taleplerinin karşılanması

4.3. Meşru Menfaat (KVKK md. 5/2-f)

• Hizmet kalitesinin geliştirilmesi, sistemlerin denetlenmesi ve analizi;
• Suiistimal, dolandırıcılık ve güvenlik risklerinin önlenmesi;
• Çağrı merkezi hizmeti sunumunda kalite kontrolü;
• Bilgi güvenliği ve siber güvenlik tedbirlerinin alınması;
• Müşteri adaylarının (lead'lerin) form üzerinden iletilen taleplerinin yanıtlanması, hizmet/ürün hakkında bilgi sunulması ve satış sürecinin yürütülmesi (telefon ve e-posta yoluyla yapılan iletişim dahil);
• Müşteri adayı veritabanı yönetimi (CRM faaliyetleri) ve satış pipeline takibi.

4.4. Açık Rıza (KVKK md. 5/1)

• Pazarlama, tanıtım, kampanya bildirimleri ve bülten gönderimleri (Ticari Elektronik İleti — 6563 sayılı Kanun ve İYS düzenlemeleri kapsamında);
• Görüşme ses kayıtlarının metne dönüştürülmesi (transkript) — Abone'nin talebi halinde;
• Görüşme içeriklerinin müşteri memnuniyeti analizi amacıyla otomatik değerlendirilmesi — Abone'nin talebi halinde;
• Sanal asistan/text bot hizmetlerinin sağlanması — Abone'nin talebi halinde;
• Bu kapsamda yurt dışına veri aktarımı — aşağıdaki Bölüm 6 kapsamında.

5.1. Hizmetlerin Kapsamı

• a)Ses-Metin Dönüşümü (Transkript): Kayıt altına alınan görüşmelerin asenkron olarak metne dönüştürülmesi.
• b)Memnuniyet Analizi: Görüşme içeriklerinden hizmet kalitesini ölçmeye yönelik skor ve etiket çıktıları üretilmesi. Bu skorlar yalnızca ilgili Abone'ye sunulur, başka müşterilerle veya üçüncü kişilerle paylaşılmaz.
• c)Sanal Asistan: Abone'nin son kullanıcılarına yönelik sesli yapay zeka asistan hizmeti (konuşma tanıma, yanıt üretme ve sesli yanıt verme — STT, LLM ve TTS bileşenlerinin entegre çalıştığı sistem).
• d)Text Bot: Abone'nin son kullanıcılarına yönelik metin tabanlı yapay zeka asistan hizmeti.
• e)Metin-Konuşma (TTS) API: Abonelerin kendi uygulamalarında kullanabilmeleri için sunulan metin-konuşma dönüşüm hizmeti.

5.2. Modellerin Sanal Santral Kontrolünde Çalıştırılması (Self-Hosted)

Yukarıda sayılan tüm AI hizmetleri, Sanal Santral tarafından yönetilen, açık kaynak veya lisanslı modellerle Sanal Santral'in kendi konfigüre ettiği bilişim altyapılarında (self-hosted olarak) çalıştırılmaktadır. Veriler, üçüncü taraf yapay zeka servis sağlayıcılarına (model API hizmeti veren şirketlere) müşteri verisi olarak gönderilmemekte ve herhangi bir model eğitimi (training) için kullanılmamaktadır.

5.3. Otomatik Karar Verme ve Profilleme Hakkında

Memnuniyet analizi sonucu üretilen skor ve etiket bilgileri, kişiler hakkında değerlendirme niteliği taşıdığı ölçüde KVKK md. 11/(h) kapsamında otomatik sistemlerle gerçekleştirilen analiz sayılabilir. İlgili kişi, münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz hakkına sahiptir. Bu hakkın kullanımı için Bölüm 9'daki başvuru kanalları aracılığıyla Sanal Santral'e başvurulabilir.

5.4. Ses Kayıtlarının İşlenme Süresi

Aktif santral hizmetlerinde görüşme ses kaydı 6 ay tutulmakta olup, hizmeti sonlandırılmış santraller veya kullanım süresi dolan santraller için 15 gün içerisinde silinmektedir. Transkript metinleri ses kaydıyla aynı süre, memnuniyet skorları ise hizmet süresince ve operasyonel ihtiyaç çerçevesinde saklanır.

6.1. Aktarım Kapsamı

Sanal Santral, AI tabanlı hizmetlerin sunulması için bulut tabanlı GPU altyapı hizmetlerinden yararlanmaktadır. Bu kapsamda kişisel veriler — özellikle ses kayıtları, transkript metinleri ve sanal asistan/text bot etkileşim verileri — işleme amacıyla aşağıdaki kategorideki alt işleyene aktarılmaktadır:

• Alt İşleyen Kategorisi: Amerika Birleşik Devletleri merkezli bulut GPU altyapı sağlayıcısı
• Aktarımın Yapıldığı Konum: Yalnızca Avrupa Birliği üye ülkelerinde bulunan veri merkezleri (örn. Hollanda, Fransa, Çekya, Romanya, İsveç)
• Aktarımın Niteliği: Veriler yalnızca AB veri merkezlerinde işlenmekte ve depolanmaktadır. Sanal Santral, alt işleyenin AB dışında işleme yapmamasını sözleşmesel olarak güvence altına almıştır.
• Detaylı Bilgi Talebi: İlgili kişiler, KVKK md. 11/(d) hakkı kapsamında Bölüm 9'da belirtilen iletişim kanalları aracılığıyla başvurarak kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişiler hakkında bilgi talep edebilir.

6.2. Aktarımın Hukuki Dayanağı

Yurt dışına aktarım, KVKK md. 9 ve 11.03.2024 tarih ve 32486 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamında aşağıdaki güvencelerle gerçekleştirilmektedir:

• Sanal Santral ile alt işleyen arasında imzalanmış olan ve Kurul tarafından yayımlanan formata uygun standart sözleşme;
• Aktarımın yalnızca işbu Aydınlatma Metni'nde belirtilen amaçlarla sınırlı tutulması;
• Veri minimizasyonu, şifreleme (transit ve durağan halde) ve erişim kısıtlamaları;
• Açık rıza gereken hallerde ilgili kişinin önceden bilgilendirilerek açık rızasının alınması.